Во всем мире аутсорсинг помогает компаниям успешно избавиться от непрофильных активов, не имеющих отношения к основной деятельности и получению прибыли. И расчет заработной платы не является в данном случае исключением.
Грамотный расчет зарплаты позволяет максимально выгодно использовать существующие нормы законодательства, но главное – избежать многочисленных рисков, связанных с отчетностью и своевременным проведением обязательных платежей. В данном случае аутсорсинг является своего рода страховкой, ведь согласно условиям контракта обслуживания, исполнитель берет на себя большую часть рисков на всех этапах расчета или начисления заработной платы.
Независимость от ключевых сотрудников
Трудовой кодекс обеспечивает социальную защиту сотрудников, и при необходимости руководитель обязан предоставить больничный, декретный отпуск или отпустить необходимого сотрудника на заслуженный отдых. В конечном счете человек может просто уволиться или переметнуться к конкуренту. Отличительной особенностью аутсорсинга в данном случае является договор подряда с четко фиксированным уровнем предоставления сервиса. Ваш партнер работает 7 дней в неделю, 365 дней в году и при этом всегда присутствует на рабочем месте и готов к выполнению своих обязательств.
Обработка пиковых нагрузок
Расчет заработной платы требует выполнения многочисленных операций. Во многих компаниях требуется учитывать до 15 и более процедур, чтобы определить финальный размер оплаты труда с учетом всех вычетов, льгот, компенсаций, премий и бонусов. При этом важно верно и своевременно уплатить налоги с начисляемых средств и сделать отчисления в пенсионный, социальный и медицинский фонды. Чтобы справляться с нагрузками, возрастающими на бухгалтерию на дату расчета заработной платы поставщик услуг выделит достаточное количество специалистов, освобождая от этой обязанности менеджмент компании-заказчика.
Ответственность за качество и своевременность
Согласно условиям договора поставщики услуг берут на себя всю ответственность за качество проведения расчетов и соответствие требованиям по срокам оплаты и предоставления отчетной документации. По договору исполнитель оплачивает все штрафы и несет всю ответственность за ошибки и задержки в процессе расчета и начисления заработной платы.
Конфиденциальность
Согласно требованиям закона, в том числе ФЗ-152 «О персональных данных», информацию о сотрудниках требуется тщательно защищать, применяя специальные сертифицированные комплексы информационной безопасности. В случае нарушения требований регуляторов организациям могут быть предъявлены претензии и начислены штрафы. Но с тех пор как бухгалтерия ведется на стороне аутсорсера, руководители не несут никакой ответственности за конфиденциальность данных – она полностью ложится на поставщика услуг, который должен уже располагать необходимой для этого инфраструктурой. Доступ к данным получают исключительно ответственные сотрудники, подключающиеся к центрам обработки данных по защищенным и зашифрованным каналам.
Обязательства хранения информации
Во многих случаях потеря финансовой информации может привести к серьезным проблемам для бизнеса, связанным как с невозможностью ведения дальнейшей операционной деятельности, так и в диалоге с органами власти, которые требуют хранения данных до 3 лет. В случае, когда речь об аутсорсинге, провайдер обеспечивает сохранность данных своих клиентов. Для этого в центрах обработки данных реализуются схемы дублирования и хранения информации.
Защита от ошибок оборудования и ПО
Надо отметить, что аутсорсинг позволяет полностью отказаться от собственных инвестиций в оборудование и программное обеспечение. При этом исключаются риски, связанные с любыми сбоями аппаратных или программных средств. Когда вы заказываете расчет заработной платы у надежного поставщика, такая ситуация как ошибки сервера, которые несколько дней не может устранить приходящий администратор – просто исключена.
Изменения в законодательстве
Но и, наконец, сотрудники аутсорсинговой компании должны быть высококлассными профессионалами. Бизнес всей организации зависит от того, насколько успешно она обслуживает клиентов, и поэтому консультанты всегда «держат руку на пульсе» всех новшеств и изменений закона. Благодаря этому минимизируется возможность ошибок, связанных с изменением порядка отчетности.
Компания UCMS Group Russia предлагает услуги по ведению аутсорсинга расчета заработной платы. Мы входим в тройку лучших провайдеров расчета зп и кадрового делопроизводства в России по данным рейтингового агентства «Эксперт РА».