Выплачивая вознаграждение человеку (не предпринимателю) за работу или услугу по гражданско-правовому договору, вы удерживаете НДФЛ. А вот если речь идет о суммах, которыми вы возмещаете исполнителю его расходы, связанные с вашим поручением — налог не рассчитывайте. К такому благоприятному для компаний выводу пришли представители ФНС России в письме от 03.09.2012 г. № ОА-4-13/14633.
Однако в Минфине России считают по-другому. Главные финансисты признают компенсацию затрат по такому договору доходом в натуральной форме. Якобы тут компания оплачивает за исполнителя расходы на покупку необходимых материалов. Поэтому надо удержать налог. Это подтверждает письмо от 05.08.2011 г. № 03-04-06/3-178.
Конечно, вы можете не удерживать НДФЛ с компенсаций затрат подрядчиков. Ведь на то есть основания. Ваша компания оплачивает эти расходы в своих интересах. В договоре возмещение прописано отдельно. Значит, это не доход гражданина. Но тогда будьте готовы к спору в суде. К слову, шансы защититься есть (постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.12.2008 г. № Ф03-5362/2008).