Как выглядит карьера бухгалтера, расчетчика и кадровика в компании, где учетные функции — не поддерживающие, а прибылеобразующие? Как провайдер аутсорсинга обеспечивает себя квалифицированными кадрами, необходимыми для оказания стабильно качественного сервиса клиентам? Как подбирают, оценивают и повышают тех, кто считает заработную плату сотрудников и ведет бухгалтерию вашей компании? Об этом в нашем блоге сегодня рассказывает HR-директор UCMS Group Наталия Аленичева.
Планирование, подбор и оценка
Отправная точка для планирования потребности в персонале в UCMS Group — годовой бюджет. Он учитывает прогноз по выручке и прогноз по затратам для ее достижения. На основании этих данных планируется потребность в персонале, который сможет обеспечить достижение поставленных бизнес-целей и, соответственно, HR-бюджет. В течение года, конечно, могут происходить различные изменения. Например, появляются новые проекты, требующие, в том числе, затрат на внешний подбор и/или ротацию собственных специалистов.
Подбор персонала в Компании строго регламентирован, все его этапы формализованы. Руководители подразделений подают заявки на подбор в виде формы на поиск и профиля позиции. Форма на поиск содержит обоснование необходимости подбора, в то время как профиль позиции конкретизирует запрос с учетом всех особенностей проекта, на который нужен сотрудник, дополняя и уточняя требования должностной инструкции. Например: «требуется бухгалтер со знанием специфики морских перевозок, МСФО и английского языка. Заказчик подбора хочет посмотреть минимум трех кандидатов».
Отбор кандидатов проходит в несколько этапов: профессиональное тестирование, собеседование с представителем HR-службы, собеседование с руководителем и при необходимости — с клиентом. Предложение о работе кандидату делается представителем HR-службы после согласования и утверждения кандидатуры всеми заинтересованными сторонами.
После выхода на работу для нового сотрудника начинается трехмесячный период адаптации, совпадающий по времени с испытательным сроком. Первый тренинг, прочитанный сотруднику — адаптационный. HR-специалисты рассказывают об организационной структуре Компании, процедурах и процессах в организации. Кроме того, на рабочем столе каждого нового сотрудника размещается ссылка на «Справочник сотрудника» — внутренний онлайн-портал с актуальной информацией о Компании и ответами на вопросы.
Кроме того, сотрудник участвует в ряде тренингов в зависимости от специфики своей позиции и задач. Например, если ему предстоит работать в системе UCMS WorkForce (это собственная разработка UCMS Group), обучение работе в программе проводят наши специалисты.
На период адаптации за работником обязательно закрепляется наставник — руководитель проекта или кто-то из старших специалистов. У нас четыре офиса в России, и наставник может работать с новым сотрудником, в том числе, удаленно. Оперативный контакт поддерживается с помощью онлайн-мессенджеров и конференц-связи, кроме того, обязательно проводятся периодические встречи и рабочие сессии с сотрудником.
На время испытательного срока перед сотрудником ставятся определенные рабочие задачи с ясным, измеримым результатом. В течение испытательного срока работу сотрудника оценивают с двух сторон: непосредственный руководитель — с точки зрения вхождения в должность и выполнения поставленных задач, HR-менеджер — с точки зрения вхождения в Компанию. Все это время с «новичком» постоянно держит связь специалист HR-службы.
По окончании испытательного срока проводится контроль исполнения сотрудником поставленных задач и небольшой тест на знание корпоративных процедур и регламентов работы. Если по итогам теста выясняется, что сотрудник что-то упустил, с чем-то не ознакомился, мы указываем на это, подсказываем, как ликвидировать пробел в знаниях, и через некоторое время проводим повторное тестирование. Также сотрудники заполняют анкету о том, как прошел для них период адаптации и, в том числе, рассказывают, чего им не хватало со стороны работодателя. Так мы понимаем, как улучшить процесс адаптации.
Все сотрудники, успешно прошедшие испытательный срок, «вливаются» в принятые в Компании системы оценки и развития персонала. Некоторое время назад у нас появился новый «инструмент» в системе обучения — проект «Академия UCMS Group». Это корпоративный центр, созданный для упорядочения накопленной за долгие годы экспертизы в области ведения учетных функций. Мы выбрали нескольких тренеров из наших наиболее опытных сотрудников, каждый из которых курирует свое направление: бухучет, расчет зарплаты и кадровое делопроизводство. Тренеры определяют необходимость, объемы и формат обучения в своих подразделениях, при необходимости приглашают лекторов из числа коллег (например, у нас есть сотрудник, который отлично знает такую узкую область, как воинский учет). Тренеры также отвечают за наполнение и актуализацию корпоративной «Базы знаний». Сейчас «Академия» проводит тренинги только для сотрудников Компании, вскоре мы начнем предоставлять эту услугу и своим клиентам.
Карьерные перемещения
По результатам ежегодной оценки персонала у нас, как и во многих других компаниях, принимаются решения о внутренних перемещениях сотрудников и включении их в кадровый резерв.
Процедура оценки также формализована, формы заполняют и сотрудник, и его руководитель. Бланк содержит блоки, направленные на оценку знаний, умений и поведенческих компетенций, которые для нас важны: дисциплинированности, лояльности, клиентоориентированности и других. Затем сотрудник обсуждает с руководителем результаты оценки и итоги работы, они совместно ставят цели на следующий год и намечают области развития.
Итоги оценки позволяют видеть текущий уровень и потенциал сотрудника и лучше понимать возможности дальнейшего роста в Компании. Руководитель может номинировать успешных подчиненных в кадровый резерв. Номинанты обсуждаются с директором по персоналу и утверждаются генеральным директором. Озвучить желание войти в кадровый резерв может и сам сотрудник в рамках процедуры оценки. Планируя продвижение, мы всегда принимаем во внимание как компетенции и потенциал сотрудника, так и его пожелания.
Организационная структура Компании и возможные карьерные шаги в ней хорошо известны всем сотрудникам, все вакансии и назначения публикуются на корпоративных ресурсах. В BPO-подразделениях четыре ступени карьерной лестницы: ассистент, младший специалист (знает узкий участок работы), специалист (может самостоятельно работать на проекте), старший специалист (экспертные знания) и руководитель проектов. В определенный момент появляется карьерная «развилка» — выбор между ростом по экспертной ветке или по управленческой (например, дорасти до руководителя проекта).
Наш бизнес довольно динамичный, новое направление или проект могут открыться буквально в течение года. Это находит отражение в кадровой политике, делая ее более гибкой и адаптивной. Мы, к примеру, планируем продвижение сотрудников лишь в среднесрочной перспективе, на одну-две позиции вперед. При этом наша сфера деятельности обязывает к здоровому консерватизму и последовательности. Так что ступени карьерной лестницы нельзя «перепрыгнуть», ведь каждая следующая подразумевает более высокий уровень ответственности.
Можно сказать, что сотрудники UCMS Group в целом удовлетворены кадровой политикой работодателя. Об этом свидетельствует, например, уровень текучести персонала, составляющий в среднем 25% в год (в аутсорсинговых компаниях по миру — порядка 30-35%). Кроме того, почти половина наших сотрудников работает в Компании более 3,5 лет.
Полагаю, здесь важен еще и отраслевой фактор. Привлекательность провайдера аутсорсинга как работодателя для бухгалтера, расчетчика или кадровика во многом заключается в возможности за относительно короткий срок, без множества записей в трудовой книжке, попробовать себя в компаниях из разных сфер, разного размера, российских и зарубежных, в том числе всемирно известных. Все наши руководители проектов ведут несколько проектов одновременно.
Например, в любой другой организации всего одна позиция главного бухгалтера, а в UCMS — много. Клиенты часто передают нам эту функцию, и наши специалисты получают возможность вести бухгалтерию самых разных компаний. Так что должность руководителя проектов с точки зрения компетентности и полученного опыта может быть престижнее и интереснее позиции главного бухгалтера в неаутсорсинговой компании.
* * *
Таким образом, кадровая политика UCMS Group – это отлаженный механизм, функционирующий на основе четко регламентированных процедур. При этом в случае необходимости оперативного запуска какого-либо нового внутреннего проекта либо услуги или при изменениях организационной структуры мы также стремимся использовать гибкость в решении кадровых вопросов. Особое внимание мы уделяем адаптации и развитию персонала, а также мерам по соблюдению норм корпоративной социальной ответственности.
Надеемся, материал был для вас полезным. Оставайтесь на связи – в следующих статьях наши сотрудники продолжат делиться с вами своим профессиональным опытом и знаниями, как в сфере менеджмента, так и по более узким экспертным направлениям.