Составляем график отпусков на следующий календарный год

Отпуск_график_составлениеГрафик отпусков является одним из тех документов, без которых невозможно, в прямом смысле этого слова, спланировать слаженную работу любой организации, поэтому его составлению необходимо уделить особое внимание.

Для создания графика отпусков по-прежнему можно пользоваться унифицированной формой № Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Утвердить график отпусков необходимо за 2 недели до окончания текущего года (а именно, не позднее 17 декабря).

Согласно части 2 статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. На практике это означает, что после утверждения графика ни работодатель, ни работник не могут в одностороннем порядке ничего в нем менять.

За отсутствие графика отпусков предусмотрена административная ответственность в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

В этом посте мы рассмотрим основные вопросы, которые могут возникнуть у HR-специалиста при составлении этого документа.

Для того чтобы составить график отпусков, необходимо сначала собрать для него данные. Руководители структурных подразделений, начальники департаментов и отделов опрашивают работников (целесообразно это делать письменно, например, с помощью заявлений или специальных шаблонов — анкет) и предоставляют информацию в отдел кадров, как правило, уже в конце ноября текущего года. Для систематизации процесса сбора и соблюдения сроков предоставления данных от подразделений целесообразно издать приказ по предприятию в произвольной форме о подготовке графика отпусков на следующий календарный год.

При планировании отпусков работникам необходимо учесть, что хотя бы одна из частей ежегодного отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (часть 1 статьи 125 ТК РФ). Остальные части отпуска могут быть разделены на части произвольно, исходя из соглашения между работником и работодателем. Поскольку минимальная продолжительность ежегодного отпуска трудовым законодательством не определена, на практике она может составлять и 1 календарный день. В некоторых компаниях во избежание разногласий между работниками и работодателем норма о минимальном количестве дней ежегодного отпуска закрепляется в Правилах внутреннего трудового распорядка.

После того, как данные в полном объеме поступили в кадровую службу, HR-специалист должен ответить на следующие вопросы:

По всем ли сотрудникам имеется информация? Необходимо проконтролировать, чтобы все сотрудники, кроме работающих по договорам гражданско-правового характера, были включены в график отпусков.

Включать или не включать в график отпусков сотрудниц, которые в следующем году собираются выйти из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет, и имеют право на отпуск? Как показывает практика, работницы зачастую сообщают работодателю о своем желании прервать отпуск по уходу за ребенком всего за день-два до предполагаемой даты выхода на работу (что не является нарушением). В подобной ситуации работодатель лишен возможности планировать отпуска данной категории работников, поэтому им целесообразнее оформлять отпуск на основании заявления.

У HR-специалистов часто возникают трудности при решении вопроса о том, можно ли предоставить ежегодный отпуск женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет и работающей в режиме неполного рабочего времени или на дому (право предусмотрено статьей 256 ТК РФ). Пленум Верховного Суда РФ в своем Постановлении от 28.01.2014 № 1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних» дал ответ на данный вопрос:

«Женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию и при этом работающей на условиях неполного рабочего времени или на дому, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, поскольку использование двух и более отпусков одновременно Трудовой кодекс Российской Федерации не предусматривает».

Как учесть отпуска сотрудников, принятых на работу после утверждения графика отпусков? В соответствии с частью 2 статьи 122 ТК РФ такие сотрудники получат право на отпуск по истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя и смогут оформить отпуск на основании заявления. На практике HR-специалисты также часто используют дополнение к графику отпусков (таблицу, внешне напоминающую форму T-7, в которую вносятся данные новых сотрудников), которую утверждает работодатель приказом по предприятию.

Есть ли в организации работники, имеющие право на предоставление ежегодного отпуска до истечения шестимесячного срока непрерывной работы в организации? В соответствии с частью 3 статьи 122 ТК РФ право на досрочное предоставление ежегодного отпуска имеют, например, сотрудники в возрасте до 18 лет; женщины – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него. Cовместителям отпуск предоставляется в те же сроки, что и по основной работе (статья 286 ТК РФ) (в случае если отпуск по основной работе запланирован на более длительный срок, чем отпуск на работе по совместительству, работодатель по просьбе работника должен предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности). .

Все ли виды отпусков включены в график? В график должны включаться все ежегодные оплачиваемые отпуска (как основной, так и дополнительные). Часто возникает вопрос, нужно ли включать в график другие виды оплачиваемых отпусков, например, учебные? На данный вопрос можно ответить следующим образом: учебный отпуск является целевым, поэтому к графику отпусков отношения не имеет.

Учтены ли удлиненные ежегодные основные отпуска? Для несовершеннолетних сотрудников продолжительность основного отпуска составляет 31 календарный день в соответствии со статьей 267 ТК РФ. Для сотрудников, имеющих инвалидность, продолжительность основного отпуска составляет не менее 30 календарных дней в соответствии со ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»

Некоторым категориям работников положены дополнительные оплачиваемые отпуска (право предусмотрено статьями 116-119 ТК РФ), например: за ненормированный рабочий день; за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям; работникам, занятым на работах c вредными и (или) опасными условиями труда и т.д. При составлении графика отпусков продолжительность основного и дополнительного отпусков нужно суммировать.

Есть ли в компании сотрудники, которые имеют право на предоставление отпуска в удобное для них время? Напомним, что к данной категории относятся, например: сотрудники в возрасте до 18 лет (статья 267 ТК РФ); совместители (статья 286 ТК РФ); мужчины в период отпуска их жен по беременности и родам (статья 123 ТК РФ); граждане, награжденные знаком «Почетный донор России» (статья 11 Закона РФ от 09.06.1993 г. № 5142-I «О донорстве крови и ее компонентов») и др.

Следует ли включать в график отпусков остатки отпусков за прошлые рабочие годы? Весь отпуск или его части, по тем или иным причинам не использованные работником в предыдущем рабочем году, например, в связи с отзывом из отпуска (часть 2 статьи 125 ТК РФ) или переносом на следующий рабочий год (часть 3 статьи 124 ТК РФ), должны быть им использованы в течение 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который они предоставляются.

Когда график отпусков составлен, его должен подписать руководитель кадровой службы и утвердить руководитель организации. Нужно ли ознакомить с графиком отпусков работников? Хотя это законодательством не предусмотрено, HR-специалисты, как правило, прилагают к графику отпусков листы ознакомления, которые подготавливаются в произвольной форме.

Итак, график отпусков утвержден, сотрудники с ним ознакомлены. Теперь можно начинать по нему работать, помня о том, что о дате ухода в отпуск каждый работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за 2 недели до его начала.

Комментарии запрещены.

Перейти к началу страницы