Собрались передавать бухгалтерию на аутсорсинг? 6 советов, о чем нужно помнить при общении с поставщиками

Сама по себе процедура перехода начинается задолго до реального старта работ в режиме заказчик/поставщик. Перед этим необходимо провести значительную подготовительную работу, которая может выполняться как своими силами, так и при помощи внешних консультантов и аудиторов, а также специалистов выбранного вами поставщика услуг.

В этом посте мы описываем, о чем нужно помнить при переходе от внутреннего отдела к внешнему провайдеру.

1.       Оценка экономической эффективности

Чтобы экономические аспекты аутсорсинга не оказались неожиданностью, нужно предварительно оценить стоимость содержания собственного отдела бухгалтеров. Это также бывает полезно для аргументации применения аутсорсинга владельцам бизнеса или старшим руководителям. Чтобы правильно провести оценку, необходимо учесть все возможные затраты на штатных сотрудников. Среди них:

  • Заработная плата отдела;
  • Стоимость замены сотрудников во время отпуска;
  • Разнообразные страховки и выплаты;
  • Аренда соответствующей площади в офисе (от 5м2);
  • Затраты на обновление и поддержку серверов и программного обеспечения;
  • Расходы на канцелярские товары и электроэнергию;
  • Приобретение расходных материалов для печатающих устройств;
  • и многое другое.

При сопоставлении суммарной внутреннего отдела и расценок аутсорсера, становится ясно, насколько выгодна будет передача бухгалтерии внешнему провайдеру в вашем конкретном случае.

2.       Ответственное лицо

Несмотря на то, что все процедуры будут происходить у подрядчика, в вашей компании обязательно должно остаться ответственное лицо, которое будет курировать работу бухгалтерии. В качестве такого сотрудника может остаться главный бухгалтер, который по-прежнему остается в курсе, что и как происходит на его «кухне». Также ответственным лицом может быть финансовый директор или предприниматель (если мы говорим о малом бизнесе). В любом случае важно, чтобы этот человек понимал свою роль в процессе и был в курсе происходящих процедур.

3.       Соглашение об уровне обслуживания (SLA)

Чтобы получить от поставщика услуг то, что вам нужно, необходимо сначала разобраться, что же вам действительно нужно. Как быстро вы хотите получать отчеты, когда необходимо начислять заработную плату, какие платежи нужно совершать по расписанию  — все эти параметры необходимо указывать в SLA (о том, что  такое SLA и как его использовать – читайте в этом посте). Самым важным здесь является то, что подготавливая дополнительное соглашение об уровне обслуживания, заказчик волей-неволей разбирается, что он хочет получить о поставщика услуг в действительности.

4.       Best practices

При переходе к аутсорсеру могут измениться многие внутренние процессы компании, если вы позволите им измениться. Дело в том, что ведущие поставщики услуг используют наиболее оптимальные схемы работы, выверенные в сотнях случаев реального ведения бухгалтерского учета. Позволив провайдеру внедрить «лучшие практики», вы сможете повысить качество операционных процедур в вашей компании. Однако к этому нужно подготовиться и предварительно обсудить с экспертами вашего будущего партнера, как должны измениться бизнес-процессы в вашей компании для достижения наилучших результатов.

5.       Работа над ошибками

Зачастую для грамотного ведения бухгалтерии и исключения претензий со стороны контролирующих органов необходимо сначала разобрать те «завалы», которые образовались в архивах компании за прошлые годы. Поэтому сотрудничество с профессиональной компанией должно начинаться с передачи всей архивной информации и ее систематизации. Если с бухгалтерией за прошлые годы все окажется в порядке — тем лучше. Но если там обнаружатся проблемы и нестыковки, их лучше исправить сразу же — в самом начале сотрудничества, и начать новый период «с чистого листа».

6.       Планы по развитию

Для многих компаний изменение принципов ведения бухгалтерии является ключом к дальнейшему росту и развитию. Но чтобы получить максимальную отдачу от сотрудничества с поставщиком услуг, я посоветовал бы изначально зафиксировать показатели KPI, к которым вы стремитесь в будущем (о том,  как выбрать KPI для аутсорсинга – читайте в этом посте). Также необходимо продумать, в каком ключе вы будете работать с вашим партнером через год, через два года, через пять лет. Например, если у вас есть планы выхода на другие рынки или в другие страны, убедитесь, что у исполнителя имеется опыт работы в таких условиях, и он сможет предоставить вам бесперебойный сервис нужного качества по мере роста и развития бизнеса.

Комментарии запрещены.

Перейти к началу страницы