Все больше организаций склоняются к тому, чтобы передать какие-то непрофильные функции на аутсорсинг. В России чаще всего это бухгалтерский и кадровый учет. Конечно, этот процесс потребует внимательного подхода к выбору поставщика услуг, заключению договора с ним, перестройке процессов внутри организации.
На что обратить внимание при заключении договора о передаче функционала на аутсорсинг, читайте в предыдущей нашей статье.
Как правило, через какое-то время, когда все новые процедуры уже отлажены, а сотрудничество с провайдером стало рутинным, многие организации не ожидают никаких изменений в этих отношениях. Это в корне неверный подход. Дело в том, что функционал, переданный на аутсорсинг, регулируется довольно большим количеством законов и подзаконных нормативных актов, а они имеют свойство меняться. Законодатели то отменят совсем какой-нибудь акт, то заменят его новым.
В основных сферах, передаваемых на аутсорсинг в России – кадры и бухгалтерия – довольно часто происходят какие-то изменения разного масштаба. Иногда они не оказывают большого влияния на рутинные процессы, а иногда могут потребовать внесения довольно серьезных изменений в уже устоявшиеся процедуры. Все это будет влиять и на ваши отношения с провайдером, вплоть до внесения изменений (иногда – существенных) в договор оказания услуг.
Учитывать эту специфику надо и на этапе заключения договора, и впоследствии – в процессе сотрудничества с провайдером услуг.
Прежде всего, не забудьте включить в договор как одну из обязанностей поставщика услуг отслеживание изменений законодательства, регулирующего те процессы, которые вы ему передаете. У вас, конечно, останется сотрудник, в чьи обязанности будет входить координация работы с провайдером, но вот следить за законами он уже не будет – теперь это зона ответственности провайдера.
Как организовать работу с провайдером услуг читайте в предыдущей нашей статье.
Его специалисты должны будут не только своевременно узнать о грядущих изменениях в нормативных актах, но и подготовить для вас справку, что именно в вашей организации это затронет и что вам придется менять. Если сотрудники поставщика услуг не сориентируются вовремя, а ваша организация от этого пострадает каким-то образом – материально или репутационно, то вы сможете взыскать компенсацию по договору, т.к. в этом случае исполнитель не полностью выполнит взятые на себя обязательства.
Правда, нужно понимать, если провайдер говорит вам о необходимости внесения каких-то изменений, аргументируя это тем, что меняется правовое поле вопроса, но вы по каким-то причинам не готовы принять такие изменения, то ответственность уже полностью будет на вас.
Например, в России каждый год происходит повышение минимального размера оплаты труда (далее – МРОТ), что может потребовать увеличения зарплат ваших сотрудников. Понятно, что принять такое решение самостоятельно поставщик услуг не может – это в любом случае прерогатива самой организации и ее руководства. Провайдер может только сообщить, по каким именно должностям и на сколько необходимо увеличить оплату труда.
Если руководство организации примет решение не повышать оклады – по экономическим или любым другим соображениям, то создастся рискованная ситуация. За заработную плату меньше установленного МРОТ организацию могут оштрафовать, и это будет полностью в зоне ответственности руководства, но не провайдера.
Иногда изменения в законодательстве могут потребовать пересмотра договора в части его предмета. Точнее, в подробном описании функционала, переданного на аутсорсинг.
Например, при заключении договора подробно было прописано, какие именно отчеты, связанные с кадрами, по каким формам и в какие сроки провайдер обязуется передавать в различные государственные органы в соответствии с законодательством. Если в законах или подзаконных актах изменяются правила – сроки предоставления информации, формы отчетов, а то и полностью меняется структура отчетности, то это потребует отражения и в договоре.
В таких случаях необходимо встречаться сторонам снова и подписывать изменения к договору, чтобы ни сам договор, ни реальное положение дел не расходились с новыми требованиями законодательства.
В целом надо понимать, что отношения с провайдером услуг – это не статичные, однажды закрепленные отношения, которые будут в неизменном виде существовать все время. В основе этого сотрудничества лежат требования законодательства, а потому условия будут меняться вслед за изменениями нормативных актов. К этому надо быть готовым и на этапе подписания договора, и в процессе работы с поставщиком услуг.
Компания UCMS Group Russia предлагает услуги по аутсорсингу бизнес-процессов в организациях. Наши специалисты скрупулезно отслеживают все изменения законодательства, минимизируя возможность ошибок и фискальных рисков. Мы входим в тройку лучших провайдеров расчета зп и кадрового делопроизводства в России по данным рейтингового агентства «Эксперт РА».