С начала 2014 года справки 2-НДФЛ должны оформляться по новому образцу. Приказ ФНС России № ММВ-7-3/501@ от 14 ноября 2013 года подразумевает много изменений, но конкретно 2-НДФЛ коснулось только одно: теперь вместо кода ОКАТО следует указывать ОКТМО. Вроде бы все просто, но на практике это нововведение серьезно прибавило вопросов по оформлению справки. Рассмотрим самые актуальные из них.
Как заполнять ОКТМО для муниципального образования?
Общероссийский классификатор территориальных муниципальных образований (ОКТМО) был утвержден еще в 2005 году. С января 2014 года вступила в действие его новая версия ОК 033-2013. Она принципиально отличается от прежней наличием кода для населенных пунктов.
Коды ОКТМО бывают двух видов: для муниципальных образований (состоят из 8 знаков) и для населенных пунктов (состоят из 11-ти). Последние три цифры как раз и обозначают нужный населенный пункт, входящий в состав муниципального образования. Поле в справке предназначено для одиннадцати знаков. Вопрос: как заполнять справку для муниципальных образований?
Если код имеет 8 знаков, то в пустых ячейках справа ставятся прочерки, а не нули, как было ранее. Например, ОКТМО района Котловка города Москвы будет записываться как 45903000—.
Отметим, что несмотря на одинаковое количество знаков (11), в кодах ОКТМО и ОКАТО совпадают только первые две цифры. Так что внимание и еще раз внимание при оформлении документа!
Узнать свой код ОКТМО можно на сайте ФНС России или в налоговой инспекции.
Как записать доходы за 2013 год, полученные в 2014-м?
Допустим, в компании зарплату за декабрь 2013 года выплатили в январе 2014 года. Указывать ли эти сведения в 2-НДФЛ за 2013 год? Письмо ФНС России № ЕД-4-3-/74 от 12 января 2012 года рекомендует указать. Объяснение простое: суммы относятся именно к этому периоду и НДФЛ с них заплачен тоже в 2013 году. Другими словами, декабрьскую зарплату надо включить в общую сумму доходов за 2013 год (строка 5.2 справки), а январский НДФЛ указать в строках 5.3-5.5.
Есть одно исключение: зарплата за 2013 год, которую так и не выплатили до 1 апреля. В этом случае данные переходят в 2-НДФЛ за 2014 год. Это пояснение содержится в письме ФНС России № БС-4-11/17931@ от 7 октября 2013 года.
Как расписать доходы по разным ставкам?
Возьмем для примера доходы по двум ставкам: 13% и 9%. В единой справке сначала заполняются разделы 3-5 по 13% ставке, а затем те же разделы по ставке 9%. Если форма 2-НДФЛ не помещается на одной странице, заполняется столько страниц, сколько нужно. Такие рекомендации дает приказ ФНС России №ММВ-7-3/611@ от 17 ноября 2010 года.
Как заполнить справку, если доходов не было?
При отсутствии облагаемых НДФЛ доходов в справке заполняются только общие строки: информация о налоговом агенте, информация о физическом лице, подпись и печать налогового агента.
Естественно, такая полупустая справка не слишком информативна для налоговой, поэтому в дополнение к ней в произвольной форме нужно составить справку о доходах, где и указать причину, по которой сотруднику не начислялись деньги. Если начислялись пособия, то нужно расписать их по месяцам.
Как отразить доходы, не облагаемые НДФЛ?
В статье 217 НК РФ указываются две группы «безналоговых» выплат: с одних НДФЛ не удерживается совсем, другие не облагаются налогом в пределах нормативов.
К первой группе относятся, например, детские и выходные пособия. В форме справки нет полей для отображения сумм, не облагающихся налогом. Значит, и вносить их не надо.
Со второй группой сложнее. Если сумма превышает допустимый лимит, она облагается налогом. Возьмем для примера материальную помощь в размере 4000 рублей в год. С нее не нужно удерживать налог, но ее необходимо указать в разделе 3 справки как облагаемую налогом. Напротив записи ставится код и сумма примененного вычета. В нашем примере в графе 4 таблицы надо поставить код «503», а в графе 5 — 4000 руб.
Что делать, если не нашли подходящий код?
В разделе 3 справки 2-НДФЛ каждому доходу присваивается определенный код. Значения кодов можно найти в Приложении №3 к приказу ФНС России № ММВ-7-3/611@ от 17 ноября 2010 года.
Если когда код подобрать не удается, есть такая универсальная вещь, как «иные выплаты». Смело ставьте код «4800». Штрафов за ошибку в коде законом не предусмотрено. Главное — удержать НДФЛ по верной ставке.
Указывать ли переплаченный налог?
Ошибки случаются, вопрос лишь в том, как грамотно их исправить. Например, что делать, если в бюджет перечислено денег больше, чем удержано с доходов работников? В письме ФНС России № ЕД-4-3/10764 от 4 июля 2011 года сказано, что «излишки» в 2-НДФЛ указывать не нужно.
Подобная переплата не считается налогом, ее нельзя зачислить в счет будущих платежей по НДФЛ. Единственное, что можно сделать — попросить ИФНС о совместной сверке расчетов и вернуть сумму переплаты из бюджета.
Что делать, если удержали больше, чем положено?
Вот обратная ситуация: по итогам 2013 года из зарплаты сотрудника удержано больше, чем нужно. Зачесть излишки в счет налогов за 2014 год невозможно (см. ст. 231 НК РФ). Вернуть переплату нужно на банковский счет работника в течении трех месяцев после подачи им соответствующего заявления.
Что делать с 2-НДФЛ? Если удалось вернуть сотруднику деньги до начала оформления справки, ничего указывать не требуется. Если нет, то делается перерасчет начисленного НДФЛ, верная сумма записывается в строку 5.3, а переплата, то есть разница между удержанным налогом и верной суммой (той, что в строке 5.3), записывается в строку 5.6.
Как сдать справку 2-НДФЛ?
Существует три способа: на бумаге, на цифровом носителе или через интернет. Здесь тоже есть свои особенности.
Что касается бумажных документов, то их могут сдавать только организации, в которых в 2013 году одновременно работали не более 10 человек. К справкам нужно приложить реестр сведений о доходах. Его форму можно найти в Приложении №1 к Порядку, утвержденному приказом ФНС России № ММВ-7-3/576@ от 16 сентября 2011 года. Реестр предоставляется в двух «бумажных» экземплярах.
Организации побольше обязаны сдавать отчетность в электронном виде. В качестве цифрового носителя могут использоваться флешки, диски и дискеты. Однако реестр все равно придется передавать в бумажном виде, в двух экземплярах.
Через интернет сдать документы можно либо через оператора, либо через сайт ФНС. Налоговая должна подтвердить дату получения справок и направить протокол приема сведений о доходах.
Как заполнять и подавать уточненную справку?
После подачи справок о доходах может возникнуть необходимость уточнить содержащиеся в них сведения. Уточненную справку 2-НДФЛ можно подать в любое время. К ней необходимо приложить сопроводительное письмо с причинами изменений и соблюсти пару тонкостей:
- номер справки остается прежним;
- дата меняется на текущую;
- сдаются только уточненные справки, а не все заново.
Сдавать уточненные справки нужно в том виде, в котором вы подавали основной пакет. Если компания подавала документы в электронном виде, то и «уточненки» вне зависимости от их количества подаются так же.