Какие привычные кадровые документы могут привести к штрафам

Кадровый документооборот – это, пожалуй, одна из самых консервативных сфер в деле управления организацией. Все процедуры и документы выверены, однажды утверждены – и работа идет по привычным рельсам. Однако такой порядок может привести к штрафам, если вовремя не отследить изменения в законодательстве и не учесть их в своей работе. Кроме этого, есть еще один фактор. Зачастую те самые привычные схемы и документы изначально были незаконными, а значит, менять их надо как можно скорее.

В большинстве случаев все эти нарушения не со зла и не специально, просто разобраться самим, что написано в законе, кадровикам бывает сложно. Общение на профессиональных форумах и обмен советами приводит к тому, что какой-то документ или процедура, выглядящая удобной и логичной, начинает распространяться. Про ее несоответствие закону иногда и юрист не знает, да и ГИТ не акцентирует внимание. Однако с тех пор, как проверки в отношении работы с персональными данными проводит Роскомнадзор, к привычным документам надо отнестись внимательнее. От некоторых – вообще отказаться.

Ксерокопии документов.

Пожалуй, это самый болезненный вопрос для кадровиков. Все уже так привыкли снимать копии со всех страниц паспорта, со всех документов работника, и подшивать это все в личное дело. Позицию Роскомнадзора, что это избыточные документы и так делать нельзя, ну никак не хочется принимать.

Многие кадровики, кто постарше, помнят время, когда никаких ксероксов не было, и они прекрасно обходились без миллионов отксеренных бумажек. Именно для этого придумана личная карточка работника по форме Т-2. В нее заносятся данные из оригиналов документов, а сами эти оригиналы возвращаются работнику.

Ни кадровый документооборот, ни общий не предполагают работу с ксерокопиями – только с оригиналами. Да, если понадобился документ или какая-то организация требует ксерокопии (например, ПФР или ФНС), то надо специально попросить работников принести документы. Немного неудобно – зато по правилам и без штрафов. Кроме того, значительно сокращается объем кадровых документов, и работать становится проще.

Обязательства не брать больничный, не беременеть, не работать у конкурентов и т.д.

Бывает, что такие условия включают в трудовой договор, а бывает – оформляют отдельным документом. Они незаконны, причем даже если работник подписал такой документ, он вовсе не обязан его исполнять. Юридической силы эти документы не имеют, а вот оштрафовать организацию за них можно легко. Если про больничные и беременность – это, конечно, полный абсурд, то про конкурентов условие понятное, однако так напрямую запретить не получится.

Дело в том, что по общему правилу любой сотрудник может работать по совместительству с неограниченным количеством работодателей, и запретить ему нельзя. Больше того, он и разрешение спрашивать не должен (кроме отдельных, оговоренных в законе случаев).

Ограничить же бывшего сотрудника в устройстве на работу в другие организации нельзя совсем. Законодательство предполагает, что у нас в стране полная свобода в распоряжении своим трудом – такие положения есть и в Конституции РФ, и в Трудовом кодексе Российской Федерации.

Что тут можно сделать? Запретить работникам использовать информацию, полученную в связи с выполнением должностных обязанностей в вашей компании, в других целях. Для этого надо очень правильно составить положение о коммерческой тайне (нет, просто написать, что все тайна, разглашать ничего нельзя – не получится). И индивидуально заключить с сотрудником договор о неразглашении этой самой тайны, подробный и обстоятельный.

Договоры о полной материальной ответственности со всеми сотрудниками.

Такие ситуации встречаются довольно часто, однако, это тоже случай, когда документ – только основание для штрафа. Надо помнить, что закон ограничивает случаи заключения таких договоров – они могут существовать, но тогда, когда работник непосредственно имеет дело с какими-то денежными или материальными ценностями. Например, с кассиром такой договор можно заключить, а с бухгалтером – нет.

Если вы передаете сотрудникам какие-то отдельные ценности – ноутбук, служебный телефон и т.д., то оформляйте это по разовому документу. В таком случае именно в отношении этого конкретного имущества ответственность будет полной, а закон не будет нарушен.

В целом надо понимать, что в трудовом праве взаимные отношения работника и работодателя достаточно жестко урегулированы. Есть правило: если что-то напрямую разрешено – это может и должно быть использовано. Если же прямого разрешения на какой-то документ в законе нет, лучше не рисковать и не оформлять его с работником.

Добавить комментарий

Комментариев нет

Перейти к началу страницы