Пожалуй, ГОСТ Р 7.0.97-2016 “СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов” (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016) назвать новым уже нельзя — он вступил в силу несколько лет назад. Однако до сих пор у кадровиков возникают вопросы — как правильно оформлять кадровые документы, сколько и как их хранить, да и вообще, надо ли соблюдать этот ГОСТ Р 7.0.97-2016, если организация не является ни бюджетной, ни государственной?
Прежде всего, давайте определимся с обязательностью ГОСТа Р 7.0.97-2016. Статья 2 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» говорит о том, что документ по стандартизации – это документ, в котором для добровольного и многократного применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации, за исключением случаев, если обязательность применения документов по стандартизации устанавливается законом.
В соответствии с этой формулировкой применение стандарта носит рекомендательный характер, и да, негосударственные структуры могут оформлять документы по своим правилам. Однако надо вспомнить, что кадровые документы несут довольно сильную социальную нагрузку — на их основании не только происходит регулирование трудовых отношений, но и начисляются пенсии и пособия, появляется (или нет) право на различные социальные гарантии, предоставляется медицинское обеспечение и проч.
Именно поэтому к документам по личному составу такое пристальное внимание со стороны проверяющих органов. Если организация оформляет такую документацию по своим правилам, то сталкивается с трудностями при проверках и вынуждена каждый раз доказывать рекомендательный характер ГОСТа Р 7.0.97-2016. В таких условиях проще взять на вооружение уже существующие национальные стандарты и использовать их, чем создавать свои правила.
Тем более, теперь применять ГОСТ Р 7.0.97-2016 стало гораздо проще — ВНИИДАД выпустил “Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»” (далее — Методические рекомендации).
Этот документ не просто содержит отдельные положения ГОСТа Р 7.0.97-2016, но и дополнительные пояснения к ним. Это необходимо, т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 ввел ряд новых реквизитов для оформления документов, и пояснения тут не лишние.
Например, новые правила допускают проставление такого реквизита как “наименование структурного подразделения — автора документа”. С одной стороны, это удобно — в больших организациях бывает непросто определить, из какого отдела пришел документ. Однако вопрос — как ввести использование такого реквизита, как указывать этот самый отдел, какие бланки использовать?
Методические рекомендации дают пояснение, что “решение об использовании бланков структурных подразделений (о делегировании структурному подразделению права самостоятельно вести переписку с организациями на собственном бланке или издавать распорядительные документы) принимает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо”.
Таким образом, организация сама решает этот вопрос. Главное — закрепить такое решение в виде документа — лучше всего в Инструкции по делопроизводству (или в виде изменений к ней, если ранее такой документ уже был принят).
В тех случаях, когда какие-то положения ГОСТа Р 7.0.97-2016 требуют пояснений на основании положений иных нормативных актов, в Методических рекомендациях содержится и отсылка к этим актам, и цитирование необходимого фрагмента.
В итоге Методические рекомендации — это сводный документ, который позволяет с удобством применять ГОСТ Р 7.0.97-2016, разъясняя его положения и помогая разобраться с нюансами применения новых правил при оформлении документов. Их удобно применять и как часть локального нормативного акта по документообороту, и как обучающие материалы для подготовки молодых специалистов.