Расчет зарплаты — одна из самых ответственных задач бухгалтерии. Достаточно часто многие главные бухгалтера обнаруживают, что процесс работает неэффективно и требует улучшения. Мы выделили несколько аспектов, на которые следует обратить внимание при организации или реорганизации участка расчета зарплаты.
-
Стоимость
Первым делом посчитайте фактические расходы на расчет зарплаты. Затем — затраты на альтернативные варианты ее выполнения. Альтернатив, по сути, две: собственная служба после оптимизации и внешний поставщик. В роли поставщика выступает аутсорсер или общий центр обслуживания (ОЦО), который может быть как собственным, так и сторонним.
При подсчете стоимости содержания собственной службы РЗП после оптимизации необходимо учитывать ФОТ, отпускные и больничные (усредненный показатель), стоимость ПО (продление лицензий, техподдержка), аренду офисных площадей, расходы на обучение персонала. При оценке стоимости обязательно учитывайте альтернативные затраты, и не учитывайте необратимые затраты. Соотношение затрат будет различным для разных ситуаций (где-то аренда помещения – существенный фактор, а для владельцев собственных пустующих зданий – нет). Стоимость аутсорсинга рассчитывается, как правило, исходя из количества сотрудников предприятия и сложности ведения расчета. На нее влияют и дополнительные, нерегулярные услуги, такие как сопровождение прохождения налоговых проверок, разовые отчеты, пересчет прошлых периодов и иное. Расходы на ОЦО могут быть выше, чем на аутсорсинг, тем не менее, для крупных компаний, стремящихся к высокому уровню корпоративной интеграции, данный вариант может быть более приемлемым
-
Кадровое обеспечение
Обязательно оцените качество работы специалистов, которые выполняют расчет зарплаты. Какова численность расчетчиков, и чем она обусловлена? Насколько загружены специалисты? Как они справляются со своими обязанностями, каков процент выявленных ошибок в их работе, какова стоимость этих ошибок для компании?
При оптимизации штатной службы основная работа пойдет в направлении перераспределения нагрузки на сотрудников. Это становится возможным и обоснованным после анализа бизнес-процесса и устранения избыточных процедур. А также после автоматизации процесса, если он не был автоматизирован или был автоматизирован не в полной мере.
Уделите внимание стандартам работы расчетчиков и квалификационным требованиям к ним. Бухгалтеры на участке расчета заплаты должны глубоко знать предмет и уметь оптимальным образом решать свои рабочие задачи в специализированных программах. Кроме того, в круг их обязанностей необходимо включить регулярное изучение законодательных нововведений. Распространенная проблема штатной службы расчета зарплаты в том, что бухгалтеры вынужденно погрязают в бумажной работе и не успевают отслеживать и использовать законодательные изменения в работе. Контролировать их постоянство в вопросах самообразования практически невозможно, поэтому особенно важно следить за тем, чтобы изменения регулярно отслеживались. Решать задачу снижения фискальных рисков в таком случае могут приглашенные аудиторы. Методическую поддержку могут оказывать внешние консультанты или корпоративный юрист, разбирающийся в трудовом праве. Тут главное приучить расчетчиков сомневаться и задавать вопросы.
Отдельная задача оптимизации службы — снижение стоимости специалистов. Если есть возможность, лучше выводить обслуживающие функции в регионы: концентрировать их в рамках какого-то филиала или выносить в отдельный расчетный центр. Это существенно дешевле децентрализованной или локализованной в столице функции. Однако понадобится организовать удаленную работу службы, и это потребует перестройки принципов работы.
Расчет зарплаты на аутсорсинге — это почти всегда удаленная работа. Компания не несет затрат на обучение специалистов, подбор, отпуска, аренду помещений. Основной объем расходов фиксирован и отражен в договоре в виде ежемесячно предоставляемого базового пакета услуг. Его стоимость определяется обычно числом сотрудников в организации.
Аутсорсер должен иметь выделенную службу, в обязанность которой входит работа с законодательством, адаптацией новшеств и их применения на практике. А также штатных юристов по трудовому праву и методистов, которые сообща разбираются в спорных вопросах. Это позволяет провайдеру минимизировать фискальные риски.
-
Техническое обеспечение
Отлаженная, современная система, в которой ведется расчет заработной платы, способна обеспечить максимальную эффективность расчетчиков. Запутанная система, напротив, способна превратить их работу в мучение. Так что ПО нужно продиагностировать. Как минимум, опросив его непосредственных пользователей. Какой бы хорошей и известной ни была система, практически всегда найдется, что в ней улучшить. Могут возникнуть трудности с грамотной постановкой задач службе технической поддержки. Так что обязательно пригласите представителей всех заинтересованных сторон в рабочую группу по оптимизации.
Можно рассмотреть возможность смены системы. Встретьтесь с разными вендорами и поймите для себя, на чем вам проще вести расчеты. Однако система, обновления, лицензии и техподдержка стоят денег. А проект по внедрению — отдельная серьезная расходная статья, хотя и разовая.
Альтернативный вариант — перейти на систему «в облаке» по модели SaaS. Здесь затраты на внедрение минимальны, а расходы на обслуживание системы берет на себя провайдер. Компания как бы арендует систему, платит только за возможность в ней работать. В такой системе можно вести расчет зарплаты своими силами или отдать его на аутсорсинг вендору.
При «классическом» аутсорсинге все вопросы, связанные с ПО для расчета зарплаты, решает подрядчик. Компании придется озаботиться только вопросами интеграции корпоративного софта и софта провайдера на этапе передачи дел.
-
Административное обеспечение
Участок расчета зарплаты постоянно эволюционирует и «обрастает» новыми документами. Со временем документы обновляются, положения требуется оперативно дорабатывать, переделывать. Редко когда все необходимые документы содержатся в полном порядке и комплектности. Оптимизируя РЗП нельзя обойти стороной состояние «зарплатной» документации. Ее следует проверить на полноту и актуальность (соответствие текущему законодательству) и упорядочить. Это делается для минимизации рисков, связанных с визитом трудовой инспекции и судебных споров с сотрудниками, а также для удобства дальнейшего использования.
Решив передать расчет зарплаты на аутсорсинг, тоже придется разбирать и приводить в порядок все положения и приказы. Чем стройнее будет документация, которую вы передаете провайдеру, тем легче пройдет передача дел, и тем быстрее вы начнете получать выгоды от аутсорсинга.
-
Контроль
Участку расчета зарплаты, как и любому другому процессу (особенно связанному с фискальными рисками), нужен пристальный общий контроль. В идеале — в виде внутренней процедуры контроля качества, содержащей регламенты работы расчетчиков, правила проверки их работы и регистрации результатов. Такую процедуру крайне редко в полном объеме реализуют в компаниях. Однако основные регламенты работы при оптимизации функции имеет смысл прописать и назначить ответственного за проверку их соблюдения.
При аутсорсинге расчета зарплаты контрольная функция тоже отходит провайдеру в части обеспечения качества оказываемой услуги. В нашем случае, например, система контроля качества охватывает работу всех отделов: IT-службы, отдела по предоставлению услуг бухучета, отдела по предоставлению услуг расчета зарплаты и кадров, отдела консалтинга, отдела техподдержки.
Компания, которая передает расчет зарплаты или иную учетную функцию на аутсорсинг, оставляет за собой контроль надлежащей работы провайдера. Это формализовано в SLA (service level agreement) — договоре о качестве оказания услуг – своего рода «дорожной карте» аутсоринга. В SLA детализируют принципы взаимодействия, прописывают зоны ответственности, спорные ситуации, а также KPI провайдера.
Вне зависимости от того, какой способ оптимизации участка расчета зарплаты вы выбираете, — совершенствование штатной службы, переброску функции в ОЦО или аутсорсинг, никогда не упускайте главного: видения места и роли этой функции в работе организации. Смотрите глобально, учитывайте максимум издержек и взаимосвязей, пользуйтесь любой возможностью сделать положение вашей компании более устойчивым, и у вас все получится лучшим образом.
Компания UCMS Group Russia предлагает услуги по аутсорсингу расчета зарплаты. Мы входим в тройку лучших провайдеров расчета зп и кадрового делопроизводства в России по данным рейтингового агентства «Эксперт РА».